Bir şirkətin davamlı inkişaf etməsi üçün effektiv idarəetmə sistemi şərtdir.
Bəzən şirkət sahibləri və ya idarəçilər “Biz hamının öz işini bildiyi bir komandayıq, sistemsiz də işlərimiz qaydasındadır” kimi ifadələr işlədir. Yeni yaranan bizneslərdə sistemin olmasına ehtiyac hiss edilməyə bilər, amma biznes böyüdükcə, komandada əməkdaş sayı artdıqca, müştərilər çoxaldıqca proseslər qarışıq hala gəlir, xəta payı artır. Yeni əməkdaşlar, hər hansı bir sistem və prosedur qaydalar olmadığı üçün, fərdi iş üslubu ilə çalışmağa başlayır və sistemin yoxluğu daha çox hiss edilir. Bu yazıda idarəetmə sisteminin niyə vacib olduğunu izah edəcəyik.

İdarəetmə sisteminin əsas elementləri hansılardır?

Bir şirkətin sistemli çalışması üçün aşağıdakı elementlərə sahib olması vacibdir:

• Təşkilati idarəetmə strukturu – Hər kəsin vəzifəsi, rolu, tabeçilik əlaqələri aydın olmalıdır. Əməkdaşlar dəqiq bilməlidirlər ki, onların rəhbəri və ya tabeliyində olan əməkdaşlar kimlərdir, vəzifələri nədir, hansı öhdəlikləri var, hesabatlılıq necə olmalıdır. “Hamı hər şeyi edir” prinsipi müəyyən bir mərhələdən sonra işləmir.
• Proseslər, qaydalar, prosedurlar – Şirkətlərdə proseslər dəqiq və əhatəli şəkildə yazılı olmalıdır. Prosesləri insanlara yox, insanları prosesə uyğunlaşdırmaq lazımdır. Əksər hallarda sistemi olmayan şirkətlərdə yeni bir əməkdaş gəlib “Bugündən etibarən bu işləri artıq bu qaydada edəcəyik” deyə bilər və bu hal hər yeni əməkdaş gəldikcə təkrarlanarsa, sonu xaosa çevrilə bilər. Sistemləşmiş biznesdə isə hər prosesin qaydası olur və yeni gələn əməkdaş da həmin qaydalara uyğun fəaliyyət göstərir.
• Strateji hədəflər – Şirkət hər il nə edəcəyini, hansı istiqamətdə irəliləməli olduğunu, hədəflərinin nə olduğunu bilməlidir və bu məlumatlar komandaya da ötürülməlidir. Əks halda komanda gördüyü işin əsas mahiyyətindən xəbərsiz şəkildə, robotlaşmış formada işləyəcək və bu da nəticədə şirkətə bağlılığı və motivasiyanı azaldacaq.
• Əməkhaqqı və performansa əsaslanan idarəetmə – “Kim daha çox işləyir, kim daha çox dəyər qatır” anlayışı şəffaf olduqda işçilərin motivasiyası artır. Bu prosesin şəffaf icra olunması üçün şirkətlərdə təhlillərə əsaslanan əməkhaqqı sistemi, maaş dərəcələri və əməkdaşların gələcək inkişaf yollarını aydın şəkildə göstərən sistem qurulmalıdır. Biznesə uyğun metodika ilə performans idarəetmə sistemi yaradılmalı və ölçülməlidir.

Nəticə: Sistem olmadıqda nə baş verir?

Şirkətlər müəyyən bir nöqtəyə qədər idarəetmə sisteminin yoxluğunu hiss etməyə bilər, amma bu müddət uzun çəkmir. Ən çox rastlanan problemlər isə aşağıdakılardır:

• Tapşırıqlar konkret müəyyən edilmədiyi üçün hansı əməkdaşın hansı işi necə görəcəyinə dair qeyri-müəyyənlik yaranır. Hamı hər şeyi edir, amma nəticə yenə də ürəkaçan olmur.
• Proseslər yazılı deyil, hər kəs daha əvvəlki təcrübəsinə əsaslanaraq bildiyi üsulla işləyir, nəticədə məlumat qopuqluğu yaranır.
• Maaşlar, bonuslar və motivasiya qaydaları dəqiq deyil, inkişaf yolu qeyri-müəyyən görünür