Bugün sizə kiçik bizneslərdə ən çox rast gəlinən 5 struktur səhvini izah edəcik.
Kiçik bizneslərin əksəriyyəti fəaliyyətə böyük planlarla başlayır. İlk mərhələdə əsas diqqət satışlara, müştərilərin cəlb edilməsinə və gündəlik əməliyyatların idarə olunmasına yönəlir. Bu mərhələdə təşkilati struktur ikinci planda qalır. Lakin biznes böyüdükcə əvvəllər hiss olunmayan struktur problemləri özünü göstərməyə başlayır: qərarlar gecikir, əməkdaşlar arasında anlaşılmazlıqlar yaranır, məsuliyyət bölgüsü itir və inkişaf tempi zəifləyir.
Əslində, düzgün təşkilati struktur yalnız iri şirkətlər üçün deyil, kiçik bizneslər üçün də vacibdir. Çünki struktur əməkdaşların necə işlədiyini, kimin hansı qərarı verdiyini və şirkətin məqsədlərinə necə çatdığını müəyyən edən əsas idarəetmə alətidir.
Aşağıda kiçik bizneslərdə ən çox rast gəlinən beş struktur səhvindən və onların həlli yollarından bəhs edəcəyik.
1. Bütün qərarların yalnız sahibkar tərəfindən verilməsi
Kiçik bizneslərdə ən geniş yayılmış problemlərdən biri bütün qərarların sahibkarın üzərində cəmlənməsidir. Satınalmadan satışa, işə qəbuldan maliyyəyə qədər demək olar ki, hər məsələ üzrə son sözü yalnız sahibkar deyir.
İlk baxışdan bu yanaşma nəzarəti gücləndirirmiş kimi görünə bilər. Lakin şirkət böyüdükcə bu model effektivliyini itirir. Bütün qərarlar bir nəfərdən asılı olduqda proseslər ləngiyir, əməkdaşlar təşəbbüs göstərməkdən çəkinirlər və rəhbərin iş yükü həddindən artıq artır.
Bu problemin həlli səlahiyyətlərin mərhələli şəkildə deleqasiya edilməsidir. Hər rəhbər öz funksiyası çərçivəsində qərar qəbul etmək hüququna malik olmalıdır. Sahibkar isə gündəlik əməliyyatlardan daha çox şirkətin strateji inkişafına fokuslanmalıdır.
2. Vəzifə və məsuliyyətlərin dəqiq müəyyən edilməməsi
Bir çox kiçik şirkətlərdə əməkdaşların vəzifələri yazılı şəkildə müəyyən edilmir. İş bölgüsü “kim bacarırsa, o etsin” prinsipi ilə formalaşır. Nəticədə eyni işi bir neçə nəfər yerinə yetirir, bəzi vacib işlər isə ümumiyyətlə sahibsiz qalır.
Belə vəziyyət əməkdaşlar arasında narazılıq yaradır, hesabatlılığı zəiflədir və rəhbər üçün performansı obyektiv qiymətləndirməyi çətinləşdirir.
Bunun qarşısını almaq üçün hər bir vəzifə üzrə funksiyalar, məsuliyyətlər və səlahiyyətlər aydın şəkildə müəyyən edilməli, bütün əməkdaşlar bu bölgünü dəqiq bilməlidirlər.
3. Bir əməkdaşın bir-biri ilə uyğun olmayan funksiyaları icra etməsi
Kiçik bizneslərdə resurslara qənaət etmək məqsədilə bir əməkdaşa müxtəlif istiqamətlər üzrə vəzifələr həvalə olunur. Lakin bəzi funksiyaların eyni şəxsdə birləşdirilməsi idarəetmə baxımından ciddi risk yaradır.
Məsələn, eyni əməkdaş həm satınalma prosesini idarə edir, həm malları qəbul edir, həm də ödənişlərin təsdiqində iştirak edir. Yaxud satış əməkdaşı eyni zamanda maliyyə nəzarəti funksiyasını da icra edir.
Belə hallarda maraq toqquşması riski artır, daxili nəzarət zəifləyir və səhvlərin və ya sui-istifadə hallarının vaxtında aşkar edilməsi çətinləşir.
İş bölgüsü qurularkən bir-birini nəzarətdə saxlamalı olan funksiyalar mümkün qədər fərqli əməkdaşlar və ya struktur bölmələri arasında bölüşdürülməlidir.
4. Tabeçilik əlaqələrinin düzgün qurulmaması
Təşkilati struktur yalnız vəzifələrin siyahısından ibarət deyil. Ən vacib məsələlərdən biri də tabeçilik əlaqələrinin düzgün qurulmasıdır.
Əgər əməkdaş kimdən tapşırıq aldığını, kimə hesabat verdiyini və fəaliyyətinin kim tərəfindən qiymətləndirildiyini dəqiq bilmirsə, idarəetmədə qarışıqlıq yaranır. Bəzən isə struktur elə qurulur ki, bir funksiyanın fəaliyyəti digərinin maraqlarından asılı vəziyyətə düşür və qərarvermə prosesi çətinləşir.
Düzgün tabeçilik əlaqələri əməkdaşların məsuliyyətini artırır, qərarların qəbulunu sürətləndirir və idarəetmədə şəffaflığı təmin edir. Buna görə də təşkilati struktur hazırlanarkən hesabatlılıq və səlahiyyət bölgüsü əvvəlcədən düşünülmüş şəkildə formalaşdırılmalıdır.
5. Biznes böyüsə də strukturun dəyişdirilməməsi
Bir çox sahibkar biznes böyüdükdən sonra belə ilk günlərdə qurduğu idarəetmə modelini dəyişmir. Halbuki şirkətin əməkdaş sayı, müştəri bazası və fəaliyyət istiqamətləri artdıqca strukturun da inkişaf etməsi zəruridir.
Başlanğıc mərhələdə effektiv olan idarəetmə modeli müəyyən vaxtdan sonra şirkətin inkişafını məhdudlaşdırmağa başlayır. Yeni vəzifələr yaranır, bəzi funksiyalar ayrılmalı olur, orta səviyyə rəhbərlərinə ehtiyac formalaşır.
Bu səbəbdən təşkilati struktur vaxtaşırı təhlil edilməli və biznesin mövcud ölçüsünə, strategiyasına və gələcək hədəflərinə uyğun şəkildə yenilənməlidir.
Sadalananlardan belə nəticəyə gələ bilərik ki,
Kiçik bizneslərdə yaranan problemlərin əhəmiyyətli hissəsi satışın və ya maliyyənin zəif olmasından deyil, düzgün qurulmamış idarəetmə strukturundan qaynaqlanır. Aydın və balanslı struktur əməkdaşların məsuliyyətini artırır, qərarverməni sürətləndirir, daxili koordinasiyanı gücləndirir və şirkətin dayanıqlı inkişafı üçün möhkəm əsas yaradır.
Biznes böyüməyə başlamazdan əvvəl düzgün struktur qurmaq vacibdir. Çünki güclü təşkilati struktur şirkətin böyüməsinin nəticəsi deyil, məhz həmin böyüməni mümkün edən əsas amillərdən biridir.
